[03] Secretariaat - Algemeen beleid - gemeenteraad - huishoudelijk reglement - vaststelling

Samenvatting

In Leesbaar Nederlands

De gemeenteraad heeft nieuwe regels vastgesteld voor hoe zij de komende periode zal werken. Dit 'huishoudelijk reglement' zorgt ervoor dat alles duidelijk is over de vergaderingen, de rechten van de raadsleden en hoe besluiten worden genomen. De regels zijn gemaakt in overleg met de leiders van de politieke groepen en volgen de landelijke wetten.

Een belangrijke verandering is dat de vergoeding voor raadsleden is verhoogd, binnen de grenzen die de wet toestaat. De gemeenteraad zal minstens tien keer per jaar vergaderen. De vergaderingen zijn meestal openbaar, zodat iedereen kan meeluisteren of meekijken. Alleen bij persoonlijke zaken of als de raad met een grote meerderheid besluit, kan een deel van de vergadering achter gesloten deuren plaatsvinden. In uitzonderlijke situaties, zoals een gezondheidscrisis, kan de gemeenteraad ook digitaal vergaderen.

Raadsleden krijgen alle belangrijke documenten digitaal via een beveiligd systeem. Ze kunnen ook extra punten op de agenda zetten of wijzigingen voorstellen. Als ze vragen hebben over de dossiers, kunnen ze technische uitleg vragen aan de algemeen directeur. Ook hebben ze het recht om alle documenten van de gemeente in te zien en vragen te stellen aan het college van burgemeester en schepenen. Om besluiten te kunnen nemen, moet er altijd een meerderheid van de raadsleden aanwezig zijn.

Naast de vergoeding per vergadering (€260,05), krijgen raadsleden ook een vergoeding voor gemaakte kosten, zoals voor trainingen, reiskosten buiten Torhout, internet, het gebruik van een eigen computer en bureaukosten. De burgemeester en schepenen krijgen een laptop of tablet, en de burgemeester ook een smartphone. Politieke groepen (fracties) krijgen een eigen vergaderruimte in het stadskantoor.

Volledige tekst

De gemeenteraad dient bij de start van de nieuwe zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast te stellen waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen met betrekking tot de werking van de gemeenteraad.

Het ontwerp van huishoudelijk reglement werd voorbereid in overleg met de fractieleiders. Inhoudelijk voldoet het aan de bepalingen van het decreet en werd het afgestemd op de werking van de Torhoutse gemeenteraad.

 Bevoegdheid: het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 40  Artikel 38 Decreet Lokaal Bestuur  Artikel 9 en 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris

De vergoeding van de raadsleden werd verhoogd binnen de wettelijk voorziene grenzen.

BESLUIT: met eenparigheid. Artikel 1 - Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt vanaf heden vastgesteld als volgt: HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD Bijeenroeping Artikel 1 - Aantal vergaderingen De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en dit ten minste tienmaal per jaar. Artikel 2 - Oproeping §1 - De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op. De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten plaats vinden. Hierbij stelt de voorzitter voor de gemeente- en de OCMW-raad duidelijk onderscheiden agenda’s op. §2 - De oproeping wordt verzonden naar het persoonlijke e-mailadres dat de raadsleden hebben doorgegeven aan het stadssecretariaat. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze bepaald in art. 9, §1 van dit reglement. §3 - De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1° een derde van de zittinghebbende leden; 2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus; 3° het college van burgemeester en schepenen; 4° de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester. In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. De aanvraag moet ondertekend zijn door minstens het vereiste aantal raadsleden en moet tijdig ingediend worden zodat de voorzitter de oproepingstermijnen, bepaald in art. 2, §4 van dit reglement, kan nakomen. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. De voorzitter kan punten aan de agenda toevoegen. §4 - De oproeping wordt minstens acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de gemeenteraadsleden. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Het is de bevoegdheid van de raadsvoorzitter om die spoedeisendheid vast te stellen. Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn. §5 - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk punt dat ter stemming voorligt moet een toegelicht voorstel van beslissing toegevoegd zijn. Minstens één dergelijk punt moet op de agenda staan. Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad. Artikel 3 - Agenda §1 - Toevoegen van punten aan de agenda Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de gemeenteraad toevoegen. Hiervoor gebruiken ze het voorziene formulier. Ze bezorgen hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur (via het mailadres: stadssecretariaat@torhout.be), die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken. De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, onmiddellijk na het verstrijken van de termijn voorzien in §1, mee per e-mail aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen. Op hetzelfde ogenblik worden de aanvullende agendapunten toegevoegd in "Cobra@home", zijnde het beveiligd digitaal platform van de gemeente waarop de informatie voor raadsleden ter beschikking wordt gesteld. §2 - Indienen van amendementen De raadsleden kunnen tot 12.00 uur 's middags op de werkdag voorafgaand aan de gemeenteraadszitting amendementen indienen. De ingediende amendementen worden onmiddellijk per e-mail aan alle raadsleden meegedeeld en opgenomen als dossierstuk in "Cobra@home". Een amendement is een voorstel tot wijziging van de voorgestelde beslissing bij een agendapunt, zonder dat de voorgestelde beslissing daardoor fundamenteel verandert. Wordt er twijfel geuit of het wel gaat om een amendement of een nieuw agendapunt, dan beslist de raad of het om een amendement gaat. Meent de raad dat dit niet het geval is, dan wordt het ingediende amendement als onbestaande beschouwd. Fysiek en digitaal vergaderen Artikel 4 §1 - Fysieke vergadering De gemeenteraad gaat in principe steeds fysiek door op de plaats en het tijdstip vermeld in de uitnodiging. §2 - Digitale vergadering De gemeenteraad kan enkel digitaal vergaderen in volgende uitzonderlijke omstandigheden:  Een gezondheidscrisis, milieuramp of andere ernstige crisissituatie waarbij het de burgers afgeraden of verboden wordt om samen te komen;  Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het voor de raadsleden onmogelijk gemaakt wordt om fysiek te vergaderen;  Een dringende noodzakelijke of spoedeisende beslissing van de raad die niet kan wachten en wanneer een fysieke vergadering niet tijdig georganiseerd kan worden. Pas nadat de raadsvoorzitter vastgesteld heeft dat een dergelijke uitzonderlijke omstandigheid zich effectief voordoet, wordt overgegaan tot een digitale vergadering van de gemeenteraad. Dezelfde voorwaarden voor de oproeping gelden als in art. 2 van dit reglement, met daarbij de duidelijk vermelding dat het om een digitale vergadering gaat, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering. Is de oproeping voor vergadering reeds verstuurd, dan blijft die geldig, maar wordt op dezelfde wijze een aanvulling gestuurd die duidelijk maakt dat de vergadering enkel digitaal zal doorgaan, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering. Van die aanvulling kan geen gebruik gemaakt worden om nog bijkomende punten aan de agenda toe te voegen. Ook de bekendmaking voor het publiek wordt op dezelfde wijze als in art. 8, §1 van dit reglement aangevuld. De voorwaarden uit het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen gelden onverminderd. Openbare en besloten zitting Artikel 5 §1 - Principe: openbare vergadering De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. Inwoners en andere geïnteresseerden kunnen de fysieke vergaderingen bijwonen op de locatie zoals aangegeven in de oproeping. Digitale vergaderingen kunnen bijgewoond worden via een audiovisuele liveverbinding waarbij alle leden zichtbaar, hoorbaar en herkenbaar zijn. § 2 - Uitzondering: besloten vergadering De vergadering is niet openbaar als: 1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2° de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid. §3 - De vergaderingen over de beleidsrapporten (= het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar. Artikel 6 De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Bij een gezamenlijke oproeping opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij de voorzitter de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de openbare zitting van de OCMW-raad, gevolgd door de eventuele besloten zitting van de OCMW-raad. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad. Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken. Artikel 7 - Geheimhoudingsplicht De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. Informatie voor het publiek Artikel 8 §1 - Plaats, dag, uur en agenda van de gemeenteraadsvergadering worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webtoepassing van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Deze bekendmaking wordt gecommuniceerd via de sociale media kanalen van het lokaal bestuur. §2 - Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt. §3 - In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt. §4 - Ingeval van een digitale zitting, wordt de link naar de livestream, zodat het publiek de zitting op afstand kan volgen, gepubliceerd op de website van de gemeente op de dag van de vergadering. Informatie voor de raadsleden Artikel 9 - Terbeschikkingstelling van informatie §1 - Vanaf de verzending van de oproeping worden via "cobra@home" voor de raadsleden alle stukken ter beschikking gesteld die horen bij de agenda. In het bijzonder gaat het over de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de gemotiveerde ontwerpen van beslissing. Ook de nog goed te keuren notulen en het nog goed te keuren zittingsverslag van de vorige vergadering worden op dezelfde wijze ter beschikking gesteld. §2 - De ontwerpen van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze besproken worden aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld. Deze stukken worden via e-mail bezorgd aan de raadsleden. §3 - Bij problemen bij de raadpleging van deze documenten, neemt het raadslid contact op met het secretariaat die de stukken dan elektronisch of op papier ter beschikking kan stellen. Dossierstukken die niet digitaal ter beschikking zijn, liggen tijdens de kantooruren ter inzage op het secretariaat in het stadskantoor. Hiervan wordt melding gemaakt in het elektronisch dossier. Artikel 10 - Technische toelichting Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur via "stadssecretariaat@torhout.be". Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen. Artikel 11 - Recht van inzage en afschrift §1 - De gemeenteraadsleden hebben, ongeacht de drager, het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten betreffende het bestuur van de gemeente. §2 - De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via een e-mail met een link naar de notulen op "Cobra@home". §3 - De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden. §4 - Alle dossiers, stukken en akten die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente die niet kunnen ingezien worden via "Cobra@home" (waaronder het register van de in- en uitgaande briefwisseling, stukken uit de dossiers van het college,…), kunnen door de raadsleden worden geraadpleegd op het stadssecretariaat. De raadsleden vragen inzage via e-mail aan de algemeen directeur (stadssecretariaat@torhout.be). Daarbij geven ze duidelijk aan welke concrete stukken ze wensen in te zien. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. §5 - De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De afschriften worden bij voorkeur digitaal opgestuurd via e-mail. De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift schriftelijk, per e-mail via "stadssecretariaat@torhout.be". §6 - Indien de inzage of het afschrift geweigerd wordt, antwoordt de algemeen directeur binnen een termijn van 8 dagen per e-mail met daarin de motivering waarom deze inzage of het afschrift geweigerd wordt. Artikel 12 - Bezoekrecht De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken. Om het bezoekrecht praktisch te organiseren, maken de raadsleden vooraf een afspraak via de algemeen directeur met de mededeling welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker. Artikel 13 - Mondelinge en schriftelijke vragen §1 - De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen over gemeentelijke aangelegenheden. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig. §2 - De schriftelijke vragen worden gericht aan "stadssecretariaat@torhout.be". Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. §3 - Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de gemeente- en OCMW-raad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. Is het conform art. 5, §2 van dit reglement niet mogelijk de vraag te behandelen in het openbare deel van de vergadering, dan wordt die behandeld bij de start van het besloten deel. Quorum Artikel 14 §1 - Aanwezigheidslijst Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld. In geval van een digitale vergadering kan de aanwezigheidslijst niet ondertekend worden. De namen van de deelnemers aan de digitale vergadering worden opgenomen door de algemeen directeur en aangeduid op de aanwezigheidslijst. §2 - Quorum De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Indien tijdens de vergadering het quorum niet meer gehaald wordt, schorst de voorzitter de vergadering voor een kwartier. Stelt de voorzitter na de heropening vast dat er nog steeds niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te vergaderen, dan sluit de voorzitter de vergadering. De agendapunten die niet afgehandeld zijn, worden hernomen bij de start van de eerstvolgende raadsvergadering. Ze worden ook op die wijze opgenomen in de agenda. §3 - Niet behalen van quorum De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen. Vergaderen Artikel 15 - Verloop van de vergadering §1 - De raadsvoorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. §2 - Op vraag van een raadslid, of op eigen initiatief, kan de voorzitter de vergadering schorsen als dat wenselijk is. De duur van de schorsing wordt bepaald door de voorzitter van de raad. Van deze schorsing wordt melding gemaakt in de notulen. §3 - Het laten deelnemen van derden aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen bepaald in het decreet over het lokaal bestuur en de reglementen van de gemeenteraad. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. De voorzitter kan derden uitnodigen. Derden kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming en mogen het besloten deel van de vergadering enkel bijwonen gedurende de toelichting die ze geven. De voorzitter bepaalt wanneer een derde tijdens de raad het woord krijgt. §4 - De voorzitter van de gemeenteraad geeft bij het begin van de raad kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist. §5 - Een punt dat niet op de agenda van de gemeenteraad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Artikel 16 - Behandeling van de agendapunten §1 - De voorzitter geeft het woord aan degene die het agendapunt toelicht. Indien er amendementen zijn conform art. 3 §2 van dit reglement, krijgt de indiener(s) vervolgens het woord. Ten slotte vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel en/of het amendement. De voorzitter verleent het woord in volgorde van de aanvragen en, in geval van gelijktijdige aanvraag, op basis van de rangorde van de raadsleden. §2 - De voorzitter kan op elk moment in de vergadering het woord geven aan de algemeen directeur. §3 - Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen conform art. 15 §3 van het reglement, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. §4 - Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. §5 - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde krijgt iemand voorrang om te spreken, waardoor de bespreking van de hoofdvraag of het voorstel van beslissing tijdelijk wordt onderbroken: 1. om te vragen dat men niet zal besluiten; 2. om de verdaging te vragen; 3. om een punt te verwijzen naar de deontologische commissie; 4. om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 5. om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 6. om naar het reglement te verwijzen. §6 - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor zij die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en gekregen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. §7 - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest, sluit de voorzitter de bespreking. Artikel 17 - Handhaving van de orde §1 - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. §2 - Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. §3 - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op een andere wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene. §4 - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, en daardoor het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij/zij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit de voorzitter de vergadering. De raadsleden en de toehoorders moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Stemmen Artikel 18 - Stemming §1 - Voor elke stemming in de gemeenteraad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de stemming waarover de vergadering zich moet uitspreken. De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd. §2 - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Artikel 21 van dit reglement vormt hierop een uitzondering. §3 - De gemeenteraadsleden stemmen niet geheim, behalve in de volgende gevallen: 1. de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2. het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3. individuele personeelszaken. Artikel 19 - Mondelinge stemming §1 - De gemeenteraadsleden stemmen in principe mondeling per fractie. §2 - Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in artikel 18 § 1 van dit reglement vraagt hij/zij in de volgorde van de toegewezen zitplaatsen, aan de leider van elke fractie ‘ja’, ‘neen’ of 'onthouding' uit te spreken. Vanaf het moment dat één raadslid erom vraagt, wordt er alsnog individueel gestemd. In dat geval vraagt de voorzitter van de raad in de volgorde van de toegewezen zitplaatsen, elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of 'onthouding' uit te spreken. Bij individuele stemming stemt de voorzitter als laatste, behalve bij geheime stemming. Artikel 20 - Geheime stemming §1 - Bij een geheime stemming worden voorbereide stembriefjes gebruikt en wordt uniform schrijfmateriaal ter beschikking gesteld, zodat het niet mogelijk is om aan de stembriefjes te zien welke pen er gebruikt is §2 - De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt bij een geheime stemming door het afgeven van een blanco stembriefje. §3 - Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Artikel 21 - Benoemingen, aanstellingen en voordrachten §1 - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. §2 - Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. §3 - Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur Artikel 22 - Beleidsrapporten §1 - De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport. Nadat zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad. §2 - De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij/zij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Is er in de OCMW-raad een afzonderlijke stemming geweest, waardoor de stemming over het geheel verdaagd is naar een volgende vergadering van de OCMW-raad en had de gemeenteraad ervoor zijn deel van het beleidsrapport al vastgesteld, dan vervalt die vaststelling en stelt de gemeenteraad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering. Notulen, zittingsverslagen en ondertekening Artikel 23 - Notulen en Zittingsverslag §1 - Notulen De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur. § 2 - Zittingsverslag Er wordt een audio opname gemaakt van de raadsvergadering die het zittingsverslag vervangt. De audio opname loopt zolang de openbare zitting doorgaat en wordt integraal bekendgemaakt samen met de notulen van de vergadering. Wanneer de vergadering geschorst wordt, wordt ook de opname geschorst. Indien dat niet gebeurde, wordt de periode van de schorsing geknipt uit de bekendgemaakte opname. Aan de opname van de vergadering zelf wordt niets gewijzigd, uitgezonderd het weghalen van privacygevoelige informatie die eigenlijk niet thuishoorde in de openbare zitting. Wanneer door overmacht geen (volledige) opname plaatsvond, wordt toch een beknopt zittingsverslag opgemaakt in overleg met de fractieleiders. § 3 - Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. Artikel 24 - Goedkeuring van de notulen en het zittingsverslag §1 - De nog goed te keuren notulen van de vorige raadsvergadering worden ter beschikking gesteld van de raadsleden zoals bepaald in art. 9, §1 van dit reglement. De audio-opname van de zitting wordt uiterlijk de vrijdag volgend op de zitting van de gemeenteraad op de website van het lokaal bestuur geplaatst. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden de notulen door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de gemeenteraad bij spoedeendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering daarna. §2 - Als de gemeenteraad het wenselijk acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en ter plekke door de algemeen directeur en een meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend. Artikel 25 - Ondertekening §1 - De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur. §2 - De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur. Fracties Artikel 26 §1 - Fracties Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Enkel wanneer voldaan is aan artikel 71, vijfde lid, van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 kunnen de kandidaten van een lijst twee aparte fracties vormen. §2 - Fractieleider Elke fractie kiest een fractieleider uit haar leden. Een fractie kan op elk moment een nieuwe fractieleider kiezen. De fractieleider vertegenwoordigt de fractie in de vergaderingen van de gemeenteraad. Hij/zij fungeert als aanspreekpunt voor de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen. De fractieleider coördineert de standpunten en activiteiten van de fractie en zorgt voor een effectieve communicatie binnen de fractie. Wanneer de fractieleider afwezig is, wordt deze functie waargenomen door een ander lid van de fractie. §3 - Vergaderfaciliteiten voor de fracties Voorafgaand aan de zitting van de gemeenteraad wordt aan alle fracties de mogelijkheid geboden om vanaf 18.00 uur te vergaderen in een lokaal van het stadskantoor. Elke fractie kan gebruik maken van een aangewezen lokaal in het stadkantoor mits voorafgaande reservatie via "stadssecretariaat@torhout.be" voor het houden van de maandelijkse fractievergadering. Raadscommissies Artikel 27 Met uitzondering van de deontologische commissie, geregeld in een afzonderlijk reglement, wordt niet gewerkt met raadscommissies. Vergoeding raadsleden Artikel 28 - Presentiegeld §1 - Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: 1. de vergaderingen van de gemeenteraad; 2. de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt; 3. de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond; 4. de vergaderingen die werden hervat op een andere dag. 5. de vergaderingen van de deontologische commissie; § 2 - Het (actueel) presentiegeld bedraagt 260,05 euro voor de vergaderingen van de gemeenteraad. De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt eenzelfde presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij/zij voorzit. De in dit artikel vermelde bedragen worden geïndexeerd op basis van de bepalingen van art. 9 en 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris. Artikel 29 - vergoeding van kosten en verzekering §1 - Kosten van vorming Gemeenteraadsleden, inclusief de leden van het college van burgemeester en schepenen, kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk of verrijkend zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur. §2 - Verplaatsingskosten Verplaatsingskosten van raadsleden, inclusief de leden van het college van burgemeester en schepenen, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken en op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven. Onder verplaatsingskosten wordt begrepen:  ofwel de kosten gemaakt voor het openbaar vervoer op voorlegging van het vervoersbewijs  ofwel de toepasselijke kilometervergoeding zoals deze geldt voor dienstreizen gemaakt door het gemeentepersoneel, maar dan enkel voor verplaatsingen buiten het grondgebied van Torhout en indien het geen betrekking heeft op de uitoefening van een ander betaald mandaat. Het is de leden van het college van burgemeester en schepenen toegestaan gebruik te maken van dienstvoertuigen die aan het lokaal bestuur toebehoren onder volgende voorwaarden: - alleen verplaatsingen gemaakt in het belang van het bestuur en in uitvoering van hun functie met een bestemming binnen en buiten het grondgebied van de gemeente komen in aanmerking zoals plaatsbezoeken, werkvergaderingen, e.d. - de mandataris vraagt op voorhand het gebruik aan en reserveert het gewenste dienstvoertuig zoals dit geldt voor het personeel. - de dienstvoertuigen kunnen niet worden gebruikt voor representaties (bv. ontvangsten, recepties, e.d.), politieke doeleinden of persoonlijk gebruik. Voor het maken van de dienstverplaatsingen zal voorrang gegeven worden aan het openbaar vervoer boven het gebruik van personenwagens. §3 - Rapportering Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar. § 4 - Verzekeringen De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit naast de verzekering, vermeld in het eerste lid, de volgende verzekeringen af:  een verzekering om de bestuurdersaansprakelijkheid te dekken die persoonlijk ten laste komt van gemeenteraadsleden bij de normale uitoefening van hun mandaat, als ze de gemeente vertegenwoordigen als lid van de raad van bestuur of als dagelijks bestuurder in een rechtspersoon indien die rechtspersoon geen bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten voor de vertegenwoordigende mandataris;  een verzekering voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun mandaat. § 5 - Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt een toestel (type laptop, tablet, 2-in-1, …) ter beschikking gesteld die het mogelijk moet maken via een beveiligde verbinding te connecteren met het netwerk van het lokaal bestuur, inclusief de toepassingen die nodig zijn voor het uitoefenen van hun functie. Aan de burgemeester wordt een smartphone inclusief abonnement (telefonie + data), ter beschikking gesteld voor de uitoefening van zijn functie. § 6 - Onkostenvergoeding Aan de gemeente- en OCMW-raadsleden, uitgezonderd de leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau, worden volgende forfaitaire kostenvergoedingen toegekend voor de uitoefening van de beide mandaten: 1. een kostenvergoeding voor internetgebruik: € 20 per maand 2. een kostenvergoeding voor het gebruik van een eigen PC: € 20 per maand 3. een kostenvergoeding voor bureaukosten aangezien geen bureauruimte in het stadskantoor is voorzien voor gemeente- en OCMW-raadsleden en de voorbereiding van dossier "thuiswerk" is: € 20 per maand. Een raadslid dat de materiële faciliteiten toegekend krijgt zoals vermeld in dit artikel, kan dit niet cumuleren met dezelfde materiële faciliteiten uit een ander mandaat binnen een bestuursorgaan van gemeente of OCMW.